Colectarea datelor cu caracter personal
Prelucrare si utilizare
Aspecte specifice privind recrutarea
Aspecte specifice privind contractele de punere la dispozitie de personal (munca temporara) și prestarea de servicii în favoarea diferiților clienți
Prelucrarea datelor cu caracter personal la care angajatii Active HR au acces in vederea prestarii serviciilor in favoarea diferitilor clienti
Prelucrarea datelor cu caracter personal referitoare la condamnări penale și infracțiuni
Prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor de contact ale clientilor si furnizorilor
Prelucrarea datelor cu caracter personal de catre furnizorii IT ai Active HR
Divulgarea sau transferul datelor personale către un terț, situat în cadrul SEE sau afara SEE
Stocarea informatiilor care contin date cu caracter personal
Stergere / modificarea / restrictionarea datelor cu caracter personal
Portabilitatea datelor cu caracter personal
Opozitia la prelucrarea a datelor cu caracter personal si procesul decisional individual automatizat
Dreptul de opozitie referitor la decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri
Informarea si comunicarea cu persoana fizica cu privire la datele proprii cu caracter personal
Securitate si confidentialitate
Abateri de la prezentele Reguli generale
Procedura în cazul dezvăluirii neautorizate și a breșelor de securitate
Active HR este un grup de companii care activeazã în principal în domeniul resurselor umane (recrutare, muncã temporara, servicii externalizate, administrare de personal și calcul salarial, etc.), dar și în domeniul serviciilor de intermediere financiarã, capitalul uman fiind principala resursã pe care o punem la dispoziție.
Prezentele reguli definesc modul in care Active HR si afiliatii sai colectează, utilizează, păstrează, transferă / divulgă catre terțe părți și sterg date cu caracter personal in funcție de scopurile prelucrării datelor personale.
Aceste reguli generale definesc modul în care Active HR și afiliații colectează, utilizează, stochează, transferă / dezvăluie terților și șterg datele personale cu caracter personal, respectând scopurile procesării datelor personale.
Toate activitățile noastre de prelucrare a datelor cu caracter personal respectă principiile următoare:
Abrevierea GDPR este folosita in prezentele Reguli generale pentru REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
Modificarea acestor reguli se face cu respectarea GDPR si sunt aduse la cunostinta publicului prin publicarea pe website-ul www.activehr.ro si/sau prin notificare prin e-mail, după caz.
Pentru oferirea serviciilor de recrutare, muncã temporara, servicii externalizate, administrare de personal și calcul salarial la nivelul la asteptarilor Candidatilor si Clientilor, in contextul unei piete de munca cuncurentiale strans reglementate, Active HR solicita potentialilor candidati sau angajati ai Active HR date personale de tipul nume, prenume, fotografie, vârstă, data de nastere, sex, naționalitate, etnie, adresă de domiciliu/reședință, adresă de e-mail, adresă IP, ocupație, venit, cont bancar, religie (ex. pentru acordarea zilelor libere legale), stare de sănătate, semnătură, etc.
Colectăm informații personale despre persoanele fizice în diverse moduri, cum ar fi:
Acesta pot fi, dupa caz:
Inregistrarea datelor cu caracter personal in aplicatiile Active HR, chiar si atunci cand datele personale ale persoanelor fizice sunt obtinute de la terte parti, se face doar cu acordul / consimtamantul persoanelor fizice si cu informarea persoanelor fizice cu privire la:
(a) identitatea și datele de contact ale Active HR și, după caz, ale reprezentantului acestuia;
(b) datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor, după caz;
(c) scopurile în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum și temeiul juridic al prelucrării;
(d) în cazul în care prelucrarea se face în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (f) al Regulamentului GDPR, interesele legitime urmărite de operator sau de o parte terță;
(e) destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal;
(f) dacă este cazul, intenția operatorului de a transfera date cu caracter personal către o țară terță sau o organizație internațională și existența sau absența unei decizii a Comisiei privind caracterul adecvat sau, în cazul transferurilor menționate la articolul 46 sau 47 sau la articolul 49 alineatul (1) al doilea paragraf, o trimitere la garanțiile adecvate sau corespunzătoare și la mijloacele de a obține o copie a acestora, în cazul în care acestea au fost puse la dispoziție.
In cazul in care consimțământul pentru prelucrarea datelor tale personale nu poate fi obținut, acestea vor fi șterse, iar eventualele documente în format fizic vor fi distruse conform prezentelor reguli.
Active HR nu va efectua nicio prelucrare a acestor date personale decât după informarea și/sau obținerea consimțământului persoanei vizate respective, după caz. Spre ex. dacă nu ne-ai acordat consimtamantul în scopul transmiterii de newsletter-uri, Active HR nu îți va comunica niciun newletter.
Consimtamantul se poate acorda, de catre persoanele cu o varsta mai mare de 16 ani, electronic pe parcursul inscrierii pe website-ul www.activehr.ro sau prin transmiterea pe e-mail a formularului de consimtamant completat sau in format fizic prin depunerea lui la sediile Active HR sau prin transmiterea prin servicii postale la adresa București, sector 3, Calea Calarasilor 156, bl.53bis, ap.15.
In cazul in care persoana fizica are varsta mai mica de 16 ani consimtamantul se acorda obligatoriu de parinti sau tutorele legal prin transmiterea pe e-mail a formularului de consimtamant completat cu dovezi atasate ale calitatii de parinte / tutore.
Acordarea consimtamantului in mod electronic prin intermediul website-ul www.activehr.ro presupune utilizarea de cookie-uri și alte protocoale de comunicații electronice.
Când este vizitat website-ul www.activehr.ro , Active HR colecteaza anumite informații prin mijloace automate, cum ar fi cookie-uri , “web beacon” și jurnale de server web. Informațiile pe care le putem colecta în acest mod includ adresa IP, identificatorul dispozitivului unic, caracteristicile browserului, caracteristicile dispozitivului, sistemul de operare, preferințele de limbă, adresele URL de trimitere, informațiile despre acțiunile întreprinse pe site-urile noastre, datele și orele de vizitare a site-urilor noastre și alte utilizări statistici. Un "cookie" este un fișier pe care site-urile îl trimite pe computerul unui vizitator sau pe alt dispozitiv conectat la Internet pentru a identifica în mod unic browserul vizitatorului sau pentru a stoca informații sau setări în browser. Un "beacon web", de asemenea cunoscut sub numele de etichetă Internet, etichetă pixel sau GIF clar, leagă paginile web la servere web și cookie-urile lor și este folosit pentru a transmite informațiile colectate prin cookie-uri înapoi la un server web. Prin intermediul acestor metode de colectare automată, este posibil să obținem "date clickstream", care presupun un jurnal al legăturilor și al altui conținut pe care un vizitator dă clic în timp ce navighează pe un site web. Pe măsură ce vizitatorul face clic pe site-ul web, o înregistrare a acțiunii poate fi colectată și stocată mai ales pentru acordarea consimtamantului. Website-ul www.activehr.ro face legatura intre anumite elemente de date pe care le-am colectat prin mijloace automatizate, cum ar fi informațiile din browser, împreună cu alte informații pe care le-am obținut despre dvs. pentru a ne anunța, de exemplu, dacă persoana fizica a deschis un e-mail care a fost transmis. Browserul poate notifica atunci când sunt primite anumite tipuri de cookie-uri inclusiv modul de restrictionare / dezactivare anumite tipuri de cookie-uri. Este de retinut insa ca fără cookie-uri, este posibil să nu puteți utiliza toate funcțiile site-urilor noastre. În măsura cerută de legea aplicabilă, vom obține consimțământul dvs. înainte de a colecta informații personale folosind cookie-uri sau mijloace automate similare.
Furnizorii de aplicații/comunicatii alesi de persoanele fizice pentru a comunica cu Active HR pot utiliza și mijloace automate pentru a colecta informații cu privire la interacțiunile dvs. cu Active HR. Aceste informații sunt colectate direct de către furnizorii de aplicatii / comunicatii și sunt supuse politicilor de confidențialitate sau notificărilor acestor furnizori. Sub rezerva legii aplicabile, Active HR nu este responsabil pentru practicile de colectare/prelucrare date/ informare ale acestor furnizori.
Furnizarea de informații personale în legătură cu recrutarea este voluntară și persoana fizica este cea care determina complexitatea informațiilor furnizate; este de retinut ca, daca nu sunt furnizate informații sau sunt furnizate eronat, acestea pot afecta capacitatea noastră de a considera o persoana fizica intr-un proces de recrutare / angajare sau de a oferi oportunitati relevante de angajare.
In cazul in care persoana fizica este implicata intr-un proces de angajare este obligatorie furnizarea de date cu caracter personal corecte si dovezi ale acestor date, altfel contractele de munca fiind considerate nule.
Persoana fizica este responsabila de informatiile furnizate sau puse la dispoziția Active HR și trebuie să se asigure că acestea sunt corecte și nu sunt înșelătoare în niciun fel.
Persoana fizica trebuie sa se asigure că informațiile furnizate nu conțin materiale obscene, defăimătoare sau care încalcă drepturile oricărei terțe părți; nu conțin virusi sau malware; și nu sunt atacabile in justitie. Mai mult, dacă sunt furnizate informații cu privire la orice altă persoană, cum ar fi persoanele care sunt utilizate ca referințe, persoana fizica este responsabila de furnizarea oricărei notificări și de obținerea oricărui consimțământ necesar pentru ca Active HR să colecteze și să utilizeze aceste informații conform descrierii din aceste Reguli generale.
Informațiile care contin date cu caracter personal sunt prelucrate si utilizate pentru:
Prelucrarea presupune introducerea datelor cu caracter personal in baze de date Active HR , upload de fisiere relevante puse la dispozitie de catre persoanele fizice sau furnizori de servicii care au intrat in legatura cu acestia cum ar fi CV, job description propus, email-uri de comunicare, documente doveditoare ale desfasurarii proceselor de recrutare / angajare, plasare a fortei de munca, comunicarea acestora catre terti, inclusiv autoritati (divulgare / transfer) pentru oferirea serviciilor solicitate si consimtite, comprimarea si criptarea informatiilor pentru asigurarea unei copii de siguranta in cazul in care apar defectiuni majore a aplicatiilor Active HR si pentru controlul serviciilor furnizate, raportarea partiala a acestor date catre personalul autorizat / autoritati pentru scopurile consimtite.
Dacă persoana fizica are statutul de angajat, informațiile pot fi utilizate în legătură cu ocuparea forței de muncă.
Prelucrarea si utilizarea presupun in general introducerea si stocarea datelor cu caracter personal in aplicatiile proprii Active HR, comunicare interdepartamentala pentru realizarea activitatilor asociate serviciilor oferite, stocarea in baza de date / file server, comunicarea acestora catre terti (divulgare / transfer) pentru oferirea serviciilor grupului.
Active HR poate utiliza informațiile care conțin date cu caracter personal în alte scopuri decat cele pentru care au fost inițial colectate, scopuri pentru care va obtine un consimtamant separat.
Informațiile colectate prin website-ul www.activehr.ro , prin cookie-uri, „web beacons”, jurnale ale serverului web și alte mijloace automate, sunt prelucrate in scopul personalizarea utilizării website-ului www.activehr.ro noastre, cat si pentru gestionarea www.activehr.ro și a altor aspecte ale afacerii noastre. Active HR obține consimțământul dvs. înainte de a colecta informații, utilizând cookie-uri sau mijloace automate similare.
In vederea implicarii intr-un proces de recrutare, datele cu caracter personal sunt prelucrate doar cu consimtamantul persoanei.
In procesul de recrutare, Active HR nu va transmite niciunui client (potential angajator) date personale ale candidaților ce fac parte din categorii speciale de date personale sau date personale referitoare la condamnări penale, infracțiuni și contravenții, fără a informa și a obține in prealabil consimțământul candidatului.
Active HR se asigura ca partea căreia îi sunt dezvăluite datele personale ale candidaților va prelucra datele personale pentru o perioadă determinată agreată contractual de către părți.
Oricând pe parcursul termenului agreat pentru prelucrarea datelor personale, la solicitarea Active HR sau direct a candidatului ale cărui date personale au fost transmise, precum și la expirarea acestui termen, clientul căruia i-au fost transmise datele personale se obligă să șteargă sau să anonimizeze datele personale ale candidatului respectiv, cu excepția situației în care a obținut separat consimțământul acestuia pentru prelucrarea datelor sale personale.
În situația în care Active HR sau clientul său își prezintă candidați unul altuia în scopul găsirii de personal în vederea angajării acestuia de către Active HR pentru prestarea serviciilor ce fac obiectul contractului de punere la dispozitie de personal sau de prestari servicii, încheiat între Active HR și client, partea, care prezintă candidații, se va asigura că respectivii candidați au fost informați cu privire la scopul prelucrării, datele de identificare a celeilalte părți și și-au dat consimțământul pentru un astfel de transfer de date personale. Partea, căreia îi sunt transmise datele personale ale candidaților, se obligă să prelucreze datele personale ale candidaților doar în scopul găsirii de personal în vederea angajării acestuia de către Active HR pentru prestarea serviciilor ce fac obiectul contractului, cu excepția situațiilor în care Active HR este îndreptățit să stocheze și/sau să prelucreze datele personale respective fie în baza unei prevederi legale, fie în baza unui interes legitim, fie în cazul în care Active HR a obținut sepat.
În scopul executării contractului de punere la dispozitie de personal sau de prestari servicii, Active HR și clientul prelucrează datele personale ale salariaților care prestează serviciile ce fac obiectul acestuia.
Având în vedere că pentru prestarea serviciilor, salariații își desfășoară activitatea în favoarea clientului și/sau în locațiile clientului și/sau utilizând echipamentele și/sau bunurile și/sau sistemele informatice ale clientului, Active HR este îndrepățită să dezvăluie, iar clientul are un interes legitim pentru care prelucrează date personale ale salariaților.
Datele personale ale salariaților sunt prelucrate în scopul operațiunilor premergătoare angajării, al îndeplinirii clauzelor contractului de muncă, descărcării de obligațiile stabilite de lege, regulamentele interne sau contractele colective de muncă, al gestionării planificării și organizării muncii, al accesului la locul de muncă, al îndeplinirii atribuțiilor de serviciu, al asigurării accesului la resursele, echipamentele, sistemele informatice ale clientului, al cercetării și sancționării disciplinare, al egalității și diversității la locul de muncă, al asigurării sănătății și securității la locul de muncă, al protejării proprietății aparținând Active HR, clientului și clienților acestora, în scopul exercitării și beneficierii, în mod individual sau colectiv, de drepturile și beneficiile legate de ocuparea locului de muncă, pentru încetarea raporturilor de muncă, precum și pentru realizarea raportărilor privind prestarea serviciile.
Active HR și clientul vor prelucra și categorii speciale de date personale, ca de exemplu date privind starea de sănătate sau codul numeric personal.
Nu se vor solicita salariatului certificatul de cazier judiciar decât în situațiile expres stipulate de lege, când se impune ca persoana care ocupă o anumită funcție să nu fi fost condamnată penal pentru anumite infracțiuni. Cu toate acestea, în anumite cazuri, înainte de începerea activității, se poate solicita salariaților o declaratie pe proprie răspundere cu privire la lipsa antecedentelor penale.
De asemenea, în măsura în care este necesar, Active HR și clientul prelucrează date personale aparținând membrilor de familie a salariatului în vederea îndeplinirii obligațiilor legale sau pentru acordarea deducerilor, drepturilor ori beneficiilor la care este îndreptățit salariatul.
Prelucrarea datelor personale în scopul accesului în locațiile clientului, precum și al monitorizării (video, audio, corespondență electronică, măsurării calității și cantității muncii etc.) salariaților la locul de muncă, precum și utilizării resurselor, echipamentelor și sistemelor informatice ale clientului reprezintă prelucrări distincte de date personale efectuate de către cient, Active HR neavând nicio răspundere asupra modului în care și scopului pentru care clientul prelucrează datele personale respective.
In procesul de recrutare și pe perioada executarii contractelor de munca, temeiurile juridice sunt prevazute de art. 6 alin. 1 lit. b) din RGPD, respectiv "prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract", de lit. c) a aceluiasi articol, respectiv "prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine operatorului", de art. 9 alin. 2 lit. b) "prelucrarea este necesara in scopul indeplinirii obligatiilor si al exercitarii unor drepturi specifice ale operatorului sau persoanei vizate in domeniul ocuparii fortei de munca si al securitatii sociale si protectiei sociale" și de lit. h) a art. 9 alin. 2 "prelucrarea este necesara in scopuri legate de medicina preventiva sau a muncii, de evaluarea capacitatii de munca a angajatului..." .
Active HR este îndreptățită să divulge sau să transfere date personale ale salariaților către terți, de regulă autoritățile române (ex. inspectoratul teritorial de muncă, administratia financiară, casa de asigurări de sănătate, casa de asigurari sociale, etc..) și furnizorii de servicii în domeniul muncii (ex. medicina muncii, sănătate și securitate în muncă, situații de urgență, tichete de masă, tichete cadou, tichete de vacanță, aplicația software pentru calculul salarial, etc.), fără aprobări prealabile, în cazul în care este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale sale si/sau ale clientului.
Active HR va prelucra datele personale la care au acces salariatii care presteaza activitate in favoarea clientilor numai în conformitate cu instrucțiunile scrise ale respectivilor clienti.
Active HR nu va solicita certificatul de cazier judiciar decât în situațiile expres stipulate de lege, când se impune ca persoana care ocupă o anumită funcție să nu fi fost condamnată penal pentru anumite infracțiuni. Cu toate acestea, în anumite cazuri, înainte de începerea activității, se poate solicita salariaților o declaratie pe proprie răspundere cu privire la lipsa antecedentelor penale.
Active HR are acces și îi sunt dezvăluite de către Clienti/Furnizori date personale ale reprezentanților, persoanelor de contact și destinatarilor acestora, implicați în managementul, executarea și monitorizarea Contractului.
Active HR prelucreaza aceste date personale doar în scopul stabilirii, derulării, monitorizării, comunicarii și ținerii evidenței relațiilor de afaceri.
In vederea desfasurarii activitatii Active HR este necesara asigurarea unei infrastructurii IT corespunzatoare si de aceea se apeleza la furnizori specializati in furnizarea unor astfel de servicii (ex. proiectare, instalare, mentenanta retea interna Active HR, hardware, software si aplicatii utilizate aegis, Revisal, hosting site www.activehr.ro , etc.). In prestarea acestor servicii, furnizorii IT pot avea acces la date personale..
Acestia au acces restrictionat la datele personale si conform conditiilor contractuale impuse de Active HR, prelucrarea acestor date se face strict pentru indeplinirea obiectului contractului cu Active HR, acestia fiind responsabili de respectarea GDPR.
Active HR justifica un interes legitim in vederea asigurarii proceselor suport necesare desfasurarii activitatii, putand transmite, in scopuri administrative, datele personale catre afiliatii sai situati intr-un stat membru SEE, fara vreo autorizare prealabilă din partea unei autorități de supravegehere si fara a fi necesar consimatamantul persoanei vizate in acest sens.
Datele tale personale sunt stocate pe servere situate pe teritoriul statelor membre ale Spațiului Economic European.
Active HR nu divulga sau transfera datele personale ale persoanelor fizice către un terț, situat în afara SEE. Prin excepție, divulgarea sau transferul datelor personale către un terț situat în afara SEE va fi posibil in conditiile prevazute de art. 46 din GDPR.
In general, informațiile care contin date cu caracter personal sunt stocate in bazele de date ale aplicatiilor proprii Active HR si/sau afiliatilor sai situati in SEE , in bazele de date aferente server-ului website-ului www.activehr.ro , in foldere special create pe statiile si echipamentele Active HR si/sau afiliatilor sai situati in SEE (inclusiv foldere special desemnate pentru copii de siguranta), in foldere asociate e-mail-urilor, spatii amenajate special pentru pastrarea documentelor in format hartie. Stocarea lor si accesul la acestea se face conform procedurilor interne Active HR, pe perioada pentru care Active HR justifica legalitatea prelucarii. Accesul la aceste date se face doar de personal autorizat si doar in baza unor proceduri de autentificare si autorizare sigura.
Active HR respecta dreptul de limitare la ceea ce este necesar a datelor cu caracter personal si dreptul de prelucrare pe perioada determinate si de aceea poate decide stergerea datelor cu caracter personal la orice moment. De aceea se recomanda persoanelor fizice pastrarea evidentelor privind datele divulgate / interactiunilor avute cu Active HR.
Accesul in amplasamentele Active HR se face controlat si este strict restrictionat in zonele in care sunt pastrate/arhivate informatii care contin date cu caracter personal.
Pastrarea informatiilor care includ date cu caracter personal in scopuri de creeare a copiilor de siguranta se face in mod securizat cu acces restrictionat.
Active HR se asigura de protejarea echipamentele IT si a retelei proprii prin utilizarea de aplicatii antivirus, firewall, VPN.
Informațiile care contin date cu caracter personal in format fizic sunt stocate in zone inchise, protejate impotriva amenintarilor de mediu, cu acces aprobat si restrictionat.
Active HR urmareste stocarea doar a datelor cu caracter personal necesare desfasurarii activitatilor, fara a duplica informatia, daca acest lucru nu este necesar.
Accesul la informatiile care contin date cu caracter personal este restrictionat personalului autorizat, personal cu care Active HR a semnat clauze clare de confidentialitate si respectare a GDPR .
In cazul in care este neaparat necesara utilizarea/stocarea informatiilor care contin date cu caracter personal in afara sediilor Active HR ( ex. la client), stocarea unor astfel de informatii se face utilizand proceduri eficiente de securitate.
Active HR asigura un sistem de management pentru stabilirea de politici, proceduri organizatorice si tehnice si proceduri de audit pentru a reduce riscul de afectare a confidenţialitatii, integritatii şi disponibilitatii informaţiilor care contin date cu caracter personal.
Prin caile de comunicare deschise (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, e-mail Active HR, posta, telefon fax) se pot primi sesizari de rectificare, stergere si restrictionare acces la date cu caracter personal. Cererea primita va fi utilizata pentru identificarea si verificarea persoanei solicitante (prin comparare cu datele existente) si in cazul in care datele nu se regasesc sau cererea expresa de stergere contravine drepturilor Active HR mentionate mai jos, se va raspunde negativ catre persoana solicitanta.
Active HR poate refuza o cerere de stergere:
Active HR se asigura de procesarea in timp rezonabil a cererilor de stergere / restrictionare (maxim 30 de zile calendaristice de la inregistrare). Această perioadă poate fi prelungită cu 60 zile calendarstice atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor.
Cu toate acestea, datele cu caracter personal de tip nume/prenume/email personal raman in continuare pastrate în scopul intereselor legitime urmărite de Active HR, si anume in urmatoarele documente/informatii cu acces restrictionat:
- Cererea de stergere a datelor cu caracter personal, precum și prezentul răspuns, pastrate pe o perioada de 3 ani de la procesarea cererii, pentru a asigura trasabilitatea procesului de stergere a datelor cu caracter personal;
- Informatii referitoare la comunicarile cu Active HR, pastrate in fisierele de back-up pe o perioada de maxim 6 luni, de la data stergerii, cu acces restrictionat, fisiere necesare pentru a restaura versiuni anterioare ale aplicatiilor Active HR in cazul aparitiei unei defectiuni majore care necesita restaurarea unei versiuni anteriore. In cazul restaurarii fisierele de back-up (copii de siguranta) in maxim de 6 luni de la comunicarea stergerii, Active HR se va asigura de restergerea datelor cu caracter personal.
In cazul putin probabil in care Active HR a făcut publice datele cu caracter personal este obligat să le șteargă, si, ținând seama de tehnologia disponibilă și de costul implementării, Active HR ia măsuri rezonabile, inclusiv măsuri tehnice, pentru a informa operatorii care prelucrează datele cu caracter personal că persoana vizată a solicitat ștergerea de către acești operatori a oricăror linkuri către datele respective sau a oricăror copii sau reproduceri ale acestor date cu caracter personal.
La sfârșitul perioadei de păstrare, Active HR șterge datele electronice și informațiile documentate pe suport de hârtie. Stergerea nu este efectuată atunci când nu este posibilă detașarea acestor date personale de alte date cu caracter personal păstrate în mod legitim.
Pentru cererile de rectificare, Active HR se asigura de rectificarea inregistrarilor in maxim 90 de zile calendaristice e la inregistrare. Această perioadă poate fi prelungită cu 60 zile calendaristice atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor.
In cazul restrictionarii, datele cu caracter personal nu vor fi folosite de catre Active HR decat cu acordul persoanei fizice.
Active HR prelucreaza date cu caracter personal in format structurat si se asigura ca persoanele fizice au dreptul de a primi datele cu caracter personal care o privesc și pe care le-a furnizat operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent și care, dupa caz, poate fi citit automat. Persoana fizica are dreptul de a transmite aceste date altui operator, fără obstacole din partea Active HR.
Atunci cand este fezabil, datele cu caracter personal, la cererea persoanei fizice sau sau la cererea intemeiata a Clientului Active HR, pot fi transmise unui alt operator in format electronic care poate fi citit automat ( ex. declaratii Revisal, state de plata, etc...).
Active HR primeste, prin caile de comunicare deschise, cereri prin care persoana fizica se opune prelucrarii datelor cu caracter personal acordat în temeiul articolului articolului 6 alineatul (1) , din motive legate de situația particulară în care se află si de a se opune inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziții.
In cazul inregistrarii acestei cereri, Active HR nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților persoanei vizate sau scopul prelucrarii este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
In cazul in care primeste cereri de opunere a datelor cu caracter personal pentru scopul de transmitere newsletter-uri, materiale publicitare, oferte, Active HR se asigura de retragerea consimtamantului si intreruperea unor astfel de comunicari
Cel târziu în momentul primei comunicări cu persoana drepturile mentionate mai sus sunt aduse în mod explicit în atenția persoanei vizate și este prezentat în mod clar și separat de orice alte informații.
.
Active HR recunoaste dreptul de opozitie, cu exceptia cazurilor de mai jos, cu privire la procesul decizional individual automatizat prin care persoana fizica se poate opune prelucrarii datelor cu caracter personal pentru a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv pentru crearea de profiluri, care produce persoanei fizice efecte juridice o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.
Cazurile in care Active HR poate sa nu dea curs pozitiv unei cereri de opozitie privire la procesul decizional individual automatizat prin care persoana fizica se poate opune prelucrarii datelor cu caracter personal pentru a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată sunt:
Totusi, in aces caz Active HR accepta si proceseaza cereri in care persoana fizica doreste obtinerea de intervenție umană din partea operatorului, de a-și exprima punctul de vedere și de a contesta decizia.
Active HR se asigura ca a stabilit proceduri si a alocat resurse pentru a asigura Informarea si comunicarea cu persoana fizica cu privire la datele proprii cu caracter personal .
Active HR, potrivit legislației aplicabile, ofera în mod gratuit, accesul la datele personale (doar pentru primele 3 solicitari de acelasi tip, altfel informarea se va face contra unui cost de 70 EURO / cerere), drepturile acestora, informare cu privire la obtinerea datelor cu caracter personal si divulgarea / transferul catre terti, rectificarea acestora, restricționarea prelucrării, ștergerea acestora (în măsura în care acest lucru nu contravine legii), portabilitatea acestora, dreptul de a se opune prelucrării, precum și dreptul de a-si retrage consimtamantul.
Aceste drepturi se pot exercita prin adresarea unei cereri scrise, fie în format fizic, către Active HR, la adresa din București, sector 3, Calea Calarasilor 156, bl.53bis, ap.15, cu mențiunea Data Protection, fie în format electronic, la adresa de e-mail dataprotection@activehr.ro.
Active HR va răspunde cererii imediat ce va fi posibil, însă nu mai târziu de 1 (una) lună de la primirea cererii. Această perioadă poate fi prelungită cu 60 zile calendarstice atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor. Data primirii cererii se considera data de primire a email-ului, SMS-ului, data postei etc.
Cu excepția cazului în care se prevede altfel în aceste Reguli Generale sau în scopuri legale sau de reglementare, Active HR consideră informațiile dvs. personale confidențiale și nu le va dezvălui terților fără consimțământul dumneavoastră.
Active HR a implementat un sistem de proceduri operationale si tehnice pentru asigurarea securitatii informatiilor si documentelor care contin date cu caracter personal si depune diligente pentru ca furnizorii săi de servicii si clientii sai să implementeze si mențină masuri administrative, fizice și tehnice rezonabile, menite să protejeze confidențialitatea și securitatea informațiilor dvs. personale.
Angajații Active HR au acces la informații personale numai in baza autorizatiilor specifice si sunt obligati să păstreze aceste informații confidențiale.
Active HR poate folosi proceduri de securitate si sistemele informatice pentru a monitoriza și menține securitatea. Orice monitorizare a instalațiilor, sistemelor sau bunurilor Active HR este efectuată în conformitate cu legislația în vigoare.
Abateri de la prezentele Reguli generale
Persoanele fizice pot depune plangere cu privire la respectarea Politicii de prelucrare a datelor cu caracter personal sau a prezentelor Reguli generale. Daca este sesizati vreun incident care a dus la dezvaluirea de date cu caracter personal, va rugam să ne contactați mai întâi.
Datele de contact sunt Active HR, la adresa din București, sector 3, Calea Calarasilor 156, bl.53bis, ap.15, cu mențiunea Data Protection, fie în format electronic, la adresa de e-mail dataprotection@activehr.ro.
Vom investiga și vom încerca să rezolvăm plângerile și litigiile cu privire la utilizarea și divulgarea informațiilor personale în conformitate cu această politică.
De asemenea, persoanele fizice au dreptul de a depune plângere în fața autorității de supraveghere competente, și anume Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).
În cazul în care are loc o încălcare a securității datelor cu caracter personal (distrugeri accidentale sau ilegale, pierderi, modificări, dezvăluiri sau acces neautorizat, etc), cel care identifica o astfel de incalcare va notifica acest lucru catre Active HR și către autoritatea de supraveghere, fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în termen de 72 de ore de la data la care a luat la cunoștință de aceasta, cu excepția cazului în care încălcarea nu este susceptibilă să genereze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice.
Active HR se va asigura de analiza incidentului pentru limitarea efectelor asupra drepturilor si liberatilor fundamentale ale persoanelor fizice.
Active HR va informa persoanele vizate afectate și va indeplini toate obligațiile legale în legătură cu această situație.
Calea calarasilor Nr. 156 Bucuresti, Sector 3